Cosa fare quando un indirizzo eMail va in spam? Quando un indirizzo email su dominio finisce nella cartella di spam o riscontra problemi nell’invio verso account Gmail, spesso le cause sono legate a configurazioni errate, che possono dipendere sia dal provider di posta sia dal client utilizzato. Analizziamo insieme le principali cause e le relative soluzioni per ridurre la probabilità che le email finiscano in spam e per garantire una corretta consegna.

Possibili Cause lato Provider e Soluzioni

1. Problemi di Autenticazione DMARC, SPF o DKIM
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): DMARC è uno standard di autenticazione delle email che protegge dai tentativi di spoofing e phishing. Consente ai proprietari dei domini di definire politiche di gestione per le email non autenticate e di ricevere report dettagliati sulle attività di invio, aiutando a mantenere una reputazione positiva del dominio. Configurare correttamente DMARC è essenziale per aumentare la fiducia dei provider di posta nel mittente.
• SPF (Sender Policy Framework): SPF è un meccanismo di autenticazione che verifica se l’indirizzo IP utilizzato per l’invio è autorizzato a farlo per conto del dominio, attraverso appositi record DNS. Una configurazione corretta di SPF aiuta a ridurre il rischio che l’email venga contrassegnata come spam da provider come Gmail.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM permette di firmare digitalmente le email, aggiungendo una firma al messaggio che attesta l’autenticità del mittente e garantisce che il contenuto dell’email non sia stato modificato durante la trasmissione. Questa autenticazione migliora notevolmente la credibilità del messaggio agli occhi dei filtri antispam.
• Soluzione: Per risolvere eventuali problemi di autenticazione, è consigliabile contattare il provider di posta per ricevere istruzioni dettagliate sulla corretta configurazione di DMARC, SPF e DKIM. Una configurazione errata o incompleta di questi parametri può portare a problemi di invio e all’inserimento delle email in spam. Verificare attentamente la documentazione fornita dal provider per configurazioni specifiche e aggiornamenti necessari.
2. Limiti di Invio del Provider
• Alcuni provider di posta impongono limiti sul numero di email che possono essere inviate quotidianamente o verso domini specifici, come parte delle politiche di prevenzione dello spam. Questo può essere problematico, specialmente per le email aziendali che richiedono un alto volume di invii.
• Soluzione: Contattare il proprio provider di posta per richiedere un aumento dei limiti di invio o valutare le diverse opzioni e piani disponibili sul sito del provider. Verificare se esistono piani specifici per gli account aziendali che permettono un volume di invio maggiore senza incorrere in blocchi o limitazioni.
3. Blacklist del Provider
• In alcuni casi, l’indirizzo IP del provider potrebbe essere stato inserito in una blacklist a causa di precedenti segnalazioni di spam o attività sospette. Quando l’indirizzo IP è presente in una blacklist, l’invio di email può risultare compromesso, con una maggiore probabilità che i messaggi vengano bloccati o finiscano in spam.
• Soluzione: Contattare il provider per richiedere la rimozione dell’indirizzo IP dalla blacklist e verificare che il servizio di posta utilizzato non sia associato a spam. Utilizzare strumenti come MXToolbox per verificare la presenza dell’IP in blacklist e controllare regolarmente lo stato del dominio e dell’IP associato.

Possibili Cause lato Client di Posta e Soluzioni

1. Configurazione Errata del Server SMTP
La configurazione del server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) è essenziale per il corretto invio delle email. Errori nei parametri del server, come la porta o l’autenticazione, possono impedire la corretta trasmissione dei messaggi o farli finire in spam.
Soluzione: Verificare le impostazioni del server SMTP e confrontarle con quelle suggerite dal provider di posta elettronica. Assicurarsi che i parametri siano corretti, incluso l’indirizzo del server, la porta utilizzata, il metodo di autenticazione e la sicurezza. In caso di dubbi, consultare la documentazione del provider o del client di posta per dettagli specifici.
2. Firewall o Antivirus Bloccano l’Invio
A volte firewall o antivirus possono considerare sospette le connessioni generate dal client di posta, bloccando o filtrando l’invio delle email. Questo può accadere in particolare con firewall aziendali o antivirus impostati in modalità aggressiva.
Soluzione: Disattivare temporaneamente il firewall o l’antivirus per verificare se il problema persiste. In alternativa, aggiungere un’eccezione nelle impostazioni del firewall o antivirus per consentire al client di posta di funzionare correttamente. Una configurazione adeguata dei programmi di sicurezza è fondamentale per evitare problemi nell’invio delle email.

Consigli Pratici per Risolvere il Problema dell’Email che va in Spam

1. Inviare un’Email di Prova
Inviare un’email di prova a un altro account Gmail o a un account di prova può aiutare a capire se il problema riguarda solo determinati account o è generalizzato. Questo test permette di individuare rapidamente l’origine del problema e di adottare le misure necessarie per risolverlo.
2. Controllare l’Intestazione Completa dell’Email di Errore
Le intestazioni delle email di errore possono fornire informazioni tecniche utili per identificare le cause del problema. Verificare dettagli come il codice di errore, i server coinvolti e i messaggi di avviso forniti può aiutare a individuare le azioni correttive più appropriate.
3. Contattare il Supporto del Provider o del Client di Posta
Se, nonostante i tentativi di risoluzione, il problema persiste, è consigliabile rivolgersi all’assistenza tecnica del provider di posta o del client utilizzato. Gli esperti possono fornire supporto dettagliato per risolvere il problema e suggerire configurazioni specifiche per migliorare l’invio delle email.

Conclusione

Adottando queste misure e verifiche, è possibile aumentare le probabilità che le email inviate dal proprio dominio non vadano in spam e raggiungano correttamente i destinatari, inclusi gli account Gmail. Una corretta configurazione dei parametri di autenticazione, la verifica del server SMTP, e un’attenta gestione dei filtri antispam possono fare la differenza, contribuendo a garantire che le comunicazioni aziendali siano sempre efficienti e affidabili.